Планирование ресурсов в Microsoft Project выполняется через назначение людей, оборудования и материалов на задачи с указанием загрузки и ставок, после чего Project автоматически рассчитывает расписание, стоимость и выявляет перегрузки (а это по факту ключевая функция для любого менеджера проектов). Купить лицензию Microsoft Project можно на keytrust24.store.
Типы ресурсов в Microsoft Project
Три типа ресурсов. Трудовые. Материальные. Затратные. Каждый работает по-своему, и путать их нельзя.
Трудовые ресурсы (Work) это люди и оборудование, которые тратят время на выполнение задач. Программист, тестировщик, экскаватор. Их загрузка измеряется в часах. Материальные ресурсы (Material) это расходуемые материалы: бетон, бумага, кабель. Они измеряются в единицах. Затратные ресурсы (Cost) это фиксированные расходы: командировки, лицензии, аренда.
Короче, если ресурс «работает» и у него есть рабочий календарь, это трудовой. Если ресурс «расходуется», это материальный. Если это просто статья затрат, это затратный.
Создание списка ресурсов
Перейдите в View > Resource Sheet. Это таблица ресурсов. Заполните её.
Для каждого ресурса укажите: имя (Resource Name), тип (Type), единицы доступности (Max. Units), стандартную ставку (Std. Rate) и ставку сверхурочных (Ovt. Rate). Для трудовых ресурсов Max. Units показывает процент загрузки: 100% означает полную занятость, 50% означает, что человек доступен на полставки.
Тут такое дело: если у вас команда из 3 программистов одинаковой квалификации, можно создать один ресурс «Программист» с Max. Units = 300%. Но на самом деле лучше создать три отдельных ресурса (Иванов, Петров, Сидоров), потому что у каждого свой календарь отпусков и свои навыки.
Мой знакомый Виктор, руководитель IT-проектов, работает на компе с Ryzen 7 и 32 ГБ RAM. Он ведёт проекты с 20-30 ресурсами и говорит, что правильно заполненный Resource Sheet экономит десятки часов пересчётов вручную.
Назначение ресурсов на задачи
Ресурсы созданы. Задачи тоже. Теперь пора их связать между собой.
Откройте диаграмму Ганта, дважды кликните на задачу, перейдите на вкладку «Resources» и выберите ресурсы из списка. Или используйте столбец «Resource Names» прямо в таблице. Можно назначить несколько ресурсов на одну задачу.
Знаете что, при назначении ресурса Project пересчитывает длительность задачи в зависимости от типа задачи. Есть три типа: Fixed Duration (длительность фиксирована), Fixed Work (трудозатраты фиксированы), Fixed Units (загрузка фиксирована). Это формула: Work = Duration * Units.
Если честно, понимание этой формулы отличает новичка от профессионала. Когда вы добавляете второго человека на задачу с Fixed Work, длительность сокращается вдвое. На задачу с Fixed Duration загрузка каждого падает до 50%. Разница критическая.
Рабочие календари
Не все работают одинаково. Кто-то на полную ставку. Кто-то на полставки. У кого-то отпуск.
Project поддерживает три уровня календарей: проектный (общий для всех), ресурсный (индивидуальный для каждого) и задачный (для конкретных задач). Ресурсный календарь позволяет указать отпуска, больничные и нерабочие дни для каждого человека.
Чтобы настроить календарь ресурса, откройте Resource Sheet, дважды кликните на ресурс, перейдите на вкладку «Change Working Time». Отметьте нерабочие дни, и Project автоматически сдвинет задачи этого ресурса, чтобы они не попадали на выходные или отпускные дни.
Кстати, можно создать базовый календарь для сменного графика (например, «2 через 2») и назначить его группе ресурсов, что сэкономит время при работе с большими командами.
Выявление перегрузки ресурсов
Перегрузка это проблема. Один человек на двух задачах одновременно. В реальной жизни так не бывает.
Project выделяет перегруженные ресурсы красным цветом в Resource Sheet. Более детальную картину показывает представление Resource Usage (View > Resource Usage), где видна загрузка каждого ресурса по дням, неделям или месяцам.
Вот в чём прикол: перегрузка не всегда очевидна. Ресурс может быть загружен на 80% по одной задаче и на 40% по другой, и суммарные 120% это перегрузка, которую легко пропустить, если не использовать инструменты анализа загрузки в Project.
Resource Graph (View > Other Views > Resource Graph) показывает загрузку в виде гистограммы. Красные столбцы означают перегрузку, синие нормальную загрузку. По факту это самый наглядный способ увидеть проблемы.
Выравнивание ресурсов
Перегрузку нашли. Теперь нужно исправить. Есть два способа.
Ручное выравнивание: вы сами решаете, какие задачи сдвинуть, каких ресурсов переназначить. Это даёт полный контроль, но требует времени. Автоматическое выравнивание: Resource > Level All запускает алгоритм, который сдвигает задачи, чтобы устранить перегрузки.
Грубо говоря, автоматическое выравнивание это «волшебная кнопка», но пользоваться ей нужно осторожно, потому что Project может сдвинуть задачи на критическом пути и растянуть весь проект. Перед выравниванием всегда сохраняйте копию файла.
Настройки выравнивания (Resource > Leveling Options) позволяют указать приоритет: какие задачи сдвигать в первую очередь, можно ли разбивать задачи, какой период выравнивать.
Кстати, есть хитрость: перед автоматическим выравниванием расставьте приоритеты задач (поле Priority от 0 до 1000). Задачи с высоким приоритетом Project сдвинет в последнюю очередь. Это позволяет защитить критически важные задачи от переноса, и вы контролируете процесс, даже используя автоматику. Ну и не забывайте: всегда можно отменить выравнивание через Resource > Clear Leveling, если результат вас не устроил.
Пул ресурсов: когда проектов несколько
Один человек. Три проекта. Как не допустить перегрузки?
В Project Professional есть функция Resource Pool. Вы создаёте отдельный файл с общим списком ресурсов и подключаете к нему несколько проектов. Теперь Project видит загрузку каждого человека по всем проектам одновременно и сигнализирует о перегрузках.
По факту, без пула ресурсов менеджеры часто назначают одного и того же разработчика на задачи в разных проектах, не зная, что он уже загружен на 120%. Пул решает эту проблему раз и навсегда. Короче, если у вас больше двух параллельных проектов с общей командой, пул ресурсов это must-have.
Мой коллега Олег, PMO-директор на рабочей станции HP EliteDesk с Core i9-13900 и 64 ГБ RAM, управляет 12 проектами одновременно. Говорит, что без пула ресурсов он бы «утонул» в таблицах Excel ещё на третьем проекте (а на двенадцатом это было бы просто нереально).
Типичные ошибки при планировании ресурсов
Ошибки делают все. Даже опытные PM. Вот самые частые.
Первая ошибка: назначение ресурсов на 100% без учёта непроектных задач. Совещания, переписка, обучение, больничные — всё это отнимает время. Если честно, реальная доступность специалиста для проектных задач редко превышает 70-80%. Закладывайте Max. Units 75-80% вместо 100%, и расписание станет реалистичнее.
Вторая: игнорирование календарей. Забыли внести отпуск ключевого разработчика? Грубо говоря, весь расчёт расписания становится мусором. А ещё бывает, что забывают про государственные праздники — и задачи «планируются» на 8 марта или новогодние каникулы.
Третья: слишком детальное планирование. Если вы планируете задачи на 15 минут для каждого ресурса на полгода вперёд, вы тратите больше времени на планирование, чем команда на работу. Для задач на горизонте больше месяца достаточно гранулярности в днях.
Анализ стоимости проекта
Ресурсы стоят денег. Project считает бюджет автоматически.
Стоимость задачи складывается из стоимости назначенных ресурсов (ставка умножается на трудозатраты) плюс фиксированные затраты. Общая стоимость проекта видна в Project Statistics (Project > Project Information > Statistics).
А ещё есть метод освоенного объёма (Earned Value). Он сравнивает плановую стоимость, фактическую стоимость и стоимость выполненных работ. Показатели CPI (индекс эффективности затрат) и SPI (индекс эффективности расписания) показывают, укладывается ли проект в бюджет и сроки.
Наталья, финансовый контролёр проектов на ноутбуке HP EliteBook, использует отчёты Earned Value в Project для ежемесячных докладов руководству. На самом деле без этих отчётов она бы тратила два дня на ручной расчёт тех же показателей в Excel.
Где купить лицензию Microsoft Project
Для полноценного планирования ресурсов нужен Project Professional.
На keytrust24.store доступны лицензионные ключи Microsoft Project Professional и Standard. Professional позволяет работать с Project Online для совместного управления ресурсами в команде и поддерживает пул ресурсов. Standard подойдёт для индивидуального управления одним-двумя проектами. Ну и помните: правильное планирование ресурсов это не роскошь, а необходимость для любого проекта, где задействовано больше трёх человек.
