Диаграмма Ганта в Microsoft Project создаётся автоматически при добавлении задач с датами начала и окончания: вы вводите задачу, указываете длительность, и Project строит визуальную полосу на временной шкале (по факту это главный вид представления проекта). Лицензионный ключ Microsoft Project доступен на keytrust24.store по выгодной цене.
Что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна
Диаграмма Ганта показывает задачи во времени. Горизонтальные полосы. Наглядно и понятно.
Каждая полоса представляет одну задачу: её начало, длительность и окончание. Связи между задачами показываются стрелками. Критический путь выделяется цветом. Знаете что, именно благодаря диаграмме Ганта руководитель проекта за 10 секунд может оценить состояние всего проекта.
Генри Гант придумал этот инструмент больше ста лет назад, но он до сих пор актуален и используется повсеместно, потому что человеческий мозг воспринимает визуальную информацию в разы быстрее, чем таблицы с числами и датами. Ни один другой инструмент планирования не даёт такой наглядности.
Создание проекта и первые задачи
Откройте Microsoft Project. Выберите «Пустой проект». Укажите дату начала проекта.
Тут такое дело: дата начала проекта определяет, от какой точки Project будет рассчитывать расписание. Перейдите в Project > Project Information и установите нужную дату. По умолчанию Project планирует «от даты начала», но можно переключить на планирование «от даты окончания» (это когда вы знаете дедлайн и хотите понять, когда нужно начать).
Добавьте задачи в таблицу слева. Введите название в столбце «Task Name», длительность в столбце «Duration». Project автоматически рассчитает даты начала и окончания и нарисует полосы на диаграмме Ганта справа.
Короче, базовый алгоритм такой: ввели задачу, указали длительность, установили зависимости. Всё остальное Project сделает сам.
Иерархия задач: суммарные задачи и подзадачи
Суммарные задачи группируют подзадачи. Это как папки для файлов. Структура и порядок.
Чтобы создать подзадачу, добавьте задачу под суммарной и нажмите Tab или кнопку «Indent Task» на панели. Суммарная задача автоматически рассчитает свою длительность как охват всех подзадач, и на диаграмме Ганта она отобразится чёрной полосой с «ушками» по краям.
Мой знакомый Алексей, менеджер проектов в строительной компании, работает на рабочей станции Dell OptiPlex с Core i7 и 32 ГБ оперативки. Он рассказывал, что в их типичном проекте бывает до 500 задач (если честно, это не предел), и без иерархии в таком количестве задач невозможно разобраться.
Рекомендуется делать не больше 3-4 уровней вложенности. Больше создаёт путаницу, а не порядок. Знаете что, простое правило: если нужен пятый уровень, лучше выделить подпроект в отдельный файл.
Зависимости между задачами
Задачи связаны. Нельзя красить стены до штукатурки. Project это понимает.
Четыре типа зависимостей: «Finish-to-Start» (самый частый, задача B начинается после завершения A), «Start-to-Start» (B начинается одновременно с A), «Finish-to-Finish» (B заканчивается одновременно с A) и «Start-to-Finish» (редкий тип, почти не используется).
Чтобы создать зависимость, выделите две задачи (удерживая Ctrl) и нажмите кнопку «Link Tasks» или Ctrl+F2. На диаграмме Ганта появится стрелка от предшественника к последователю. Вот в чём прикол: можно добавить задержку (lag) или опережение (lead), например «+2d» означает, что задача B начнётся через 2 дня после завершения A.
На самом деле правильная настройка зависимостей это половина успеха. Если зависимости неверные, расписание будет врать, и вы узнаете об этом только когда дедлайн уже горит.
Критический путь
Критический путь это самая длинная цепочка задач. Задержка любой из них сдвигает весь проект.
Чтобы увидеть критический путь на диаграмме Ганта, перейдите в Format > Critical Tasks и поставьте галочку. Задачи критического пути окрасятся красным. Все остальные задачи имеют запас времени (float), и их задержка не влияет на дату окончания проекта.
Грубо говоря, критический путь показывает, на чём нужно сфокусировать внимание. Если ресурсы ограничены, направляйте их на задачи критического пути в первую очередь.
Назначение ресурсов
Ресурсы это люди. Или оборудование. Или материалы.
Перейдите в Resource Sheet (View > Resource Sheet), добавьте ресурсы с указанием типа, ставки и доступности. Затем вернитесь к диаграмме Ганта и назначьте ресурсы задачам через столбец «Resource Names» или окно Task Information (двойной клик по задаче).
Кстати, Project автоматически считает стоимость проекта на основе назначений. Если Иванов работает 40 часов по ставке 2000 рублей/час, Project посчитает 80 000 рублей за его участие в задаче.
А ещё есть выравнивание ресурсов (Resource Leveling). Если один человек назначен на две задачи одновременно, Project может автоматически сдвинуть одну из них, чтобы устранить перегрузку.
Настройка внешнего вида диаграммы
Диаграмма должна быть читаемой. Особенно для руководства.
Цвет полос настраивается через Format > Bar Styles. Можно создать отдельные стили для разных типов задач: красный для критических, зелёный для завершённых, синий для обычных. Подписи на полосах (название задачи, процент завершения, назначенные ресурсы) добавляются там же, во вкладке «Text».
Временная шкала настраивается через Format > Timescale. Верхний уровень может показывать месяцы, средний недели, нижний дни. Для длинных проектов удобно убрать нижний уровень, чтобы диаграмма не была слишком широкой.
Знаете что, для презентации руководству лучше использовать представление Timeline (View > Timeline). Оно показывает упрощённую шкалу с ключевыми вехами и этапами, которую можно скопировать в PowerPoint.
Отслеживание прогресса
Проект запланирован. Работа идёт. Нужно отслеживать факт.
Сохраните базовый план через Project > Set Baseline. Это «фотография» расписания, с которой будет сравниваться факт. После этого обновляйте процент завершения задач (столбец «% Complete»), и Project покажет отклонения от плана.
На диаграмме Ганта базовый план отображается серыми полосами под текущими. Если текущая полоса длиннее базовой, задача отстаёт от графика. Светлана, РМ на ноутбуке ThinkPad X1 Carbon, говорит, что обновляет статус задач каждый понедельник утром (тут такое дело: если обновлять реже, данные теряют актуальность, и диаграмма перестаёт быть полезной).
Где купить лицензию Microsoft Project
Microsoft Project не входит в Office 365. Лицензия покупается отдельно.
На keytrust24.store доступны лицензионные ключи Microsoft Project Professional и Standard с моментальной доставкой. Project Professional позволяет работать с Project Online и совместно редактировать проекты, а Standard подойдёт для индивидуального использования.
Ну и напоследок: диаграмма Ганта это инструмент, а не самоцель. Не тратьте больше времени на обновление расписания, чем на саму работу по проекту.
Экспорт и печать диаграммы
Диаграмму нужно показать. Не все имеют доступ к Project.
Для экспорта в PDF: File > Export > Create PDF/XPS Document. Кстати, перед экспортом настройте масштаб печати, чтобы диаграмма поместилась на нужное количество страниц. Page Setup > Fit to поможет уместить всё на один лист шириной и несколько листов в высоту.
Для вставки в PowerPoint: выделите нужную часть диаграммы Ганта, скопируйте (Ctrl+C), вставьте в слайд (Ctrl+V). Project вставит изображение диаграммы. Если честно, качество при таком способе не всегда идеальное — для презентации лучше использовать Timeline View (View > Timeline), который специально создан для вставки в другие приложения.
Мой знакомый Денис, PM в IT-компании на ноутбуке ThinkPad X1 Extreme с Core i7 и 32 ГБ RAM, каждую пятницу отправляет руководству PDF с диаграммой Ганта. Грубо говоря, это его главный инструмент отчётности: одна картинка показывает всё состояние проекта, и не нужно писать длинные текстовые отчёты.
Типичные ошибки при работе с диаграммой Ганта
Ошибки делают все. Даже опытные менеджеры проектов.
Первая ошибка: забыть про зависимости. Если задачи не связаны зависимостями, Project не может рассчитать критический путь и правильно реагировать на изменения. По факту диаграмма без зависимостей это просто красивая картинка, а не инструмент управления.
Вторая: слишком много деталей. Если в диаграмме 500 задач на одном уровне без группировки, читать её невозможно. Используйте суммарные задачи для группировки и сворачивайте уровни, которые не нужны для текущего обсуждения.
Третья: не сохранять базовый план. Без baseline невозможно отследить отклонения. Тут такое дело: многие создают базовый план один раз в начале проекта и забывают. А нужно обновлять его при каждом серьёзном изменении scope, чтобы сравнение было актуальным.
